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Für Firmen gehört Schlüsselmanagement zum Alltag. Es wird klar protokolliert, wer zu welcher Zeit einen bestimmten Schlüssel hat. In der Regel beschränkt sich dies auf einfache Büroschlüssel, welche auch für die gesamte Dauer im Besitz des jeweiligen Mitarbeiters verbleiben. Dennoch ist man gut beraten, wenn man hierüber Buch führt um immer im Bilde darüber zu sein, wer über welchen Schlüssel auch wirklich verfügt. Doch in manchen Situationen sind Schlüssel nicht dauerhaft überlassen, beispielsweise wenn es sich um Schlüssel für Wertschränke, Datensicherungsschränke oder dergleichen handelt. In diesen Fällen werden sie zentral gelagert und nur im Bedarfsfall an die jeweiligen Personen ausgehändigt. Auch dieser Teil gehört zweifellos zum Schlüsselmanagement. Und aufgrund der besonderen Wertstellung eines solchen Schlüssels ist die Verwaltung auch angehalten, die jeweiligen Schlüssel nicht nur sicher zu verwahren, sondern auch die Ausgabe und den derzeitigen Aufenthalt genau zu kontrollieren.

Schlüsselschränke stellen sicherlich die sicherste Aufbewahrung dar. Hierzu eignen sich Schlüsselschränke mit Zahlenschloss besonders gut, da hierfür nicht nochmals ein Schlüssel sicher verwahrt werden muss. Doch abgesehen von dieser einbruchs- und brandsicheren Lagerung ist auch das eigentliche Schlüsselmanagement genau zu kontrollieren. Hierzu eignen sich intelligente Schränke mit netzwerkunabhängiger Steuerung besonders gut. Hierbei ist besonders wichtig, dass die Verwaltung des Schrankes nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, da dies eine weitere Sicherheitslücke bedeuten würde.

Bei solchen netzwerkunabhängigen Systemen ist nichts weiter nötig wie die sichere Verankerung an der Wand und eine funktionierende Stromzufuhr. Die Berechtigungsverwaltung wird direkt am Schrank selbst durchgeführt, meist mittels Touchpad. Hier kann genau definiert werden, wer Zugriff auf bestimmte Schlüssel hat. Durch personenbezogene Zugangsdaten kann auch genau nachvollzogen werden, wann ein Zugriff an sich erfolgte und durch wen dieser vorgenommen wurde. Auf diese Weise wird eine einfache, systemunabhängige und vor allem lückenlose Kontrolle möglich. Das Schlüsselmanagement wird dadurch nicht nur sicherer, sondern auch effizienter und einfacher, eben ein Schlüsselmanagement mit System.